各省、自治區、直轄市、新疆生産建設兵團交通運輸廳（局、委），天津市市政公路管理局：

　　現將《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》印發給你們，請遵照執行。

交通運輸部

二〇一〇年八月九日

公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法

第一章 總 則

　　第一條為規範公路建設項目文件材料立卷歸檔工作，保證項目檔案品質，更好地為公路建設事業服務，根據《科學技術檔案工作條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T28-2002）、《公路建設監督管理辦法》、《交通檔案管理辦法》等有關規定，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用於新建、改建和擴建公路建設項目文件材料立卷歸檔管理工作。

　　第三條本辦法所稱公路建設項目文件材料，是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程産生的，反映項目品質、進度、費用和安全管理基本情況，對建成後工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。

　　本辦法所稱公路建設項目檔案，是指按照項目檔案組卷要求，經系統整理並歸檔的公路建設項目文件材料。

第二章公路建設項目文件材料立卷歸檔工作組織與職責

　　第四條各級交通運輸主管部門根據統一領導、分級負責的原則，依法對所轄區域內公路建設項目文件材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受公路建設項目所在地上級及同級檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第五條公路建設項目檔案工作實行項目法人負責制。項目法人單位負責做好本單位形成的公路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責；將項目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設管理程式、納入招投標制，與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統和安全。

　　第六條項目竣工文件材料立卷歸檔工作應納入工程合同管理，納入監理工作內容，按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委託他人。

　　項目監理單位應負責對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進行監督、檢查，在交工驗收前向項目法人單位提交項目檔案品質審核意見。

　　第七條各參建單位應配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，並保持其穩定性；明確本單位有關崗位和人員項目文件材料收集歸檔的職責和要求；按規定做好項目文件材料的立卷歸檔和移交工作。

第三章公路建設項目文件材料的收集

　　第八條公路建設項目文件材料具體收集範圍按照交通運輸部《關於印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發〔2010〕65號）中附件2《公路工程項目文件歸檔範圍》的規定執行。

　　已經實行電腦輔助項目管理的，電子文件須與紙質文件同步歸檔；在與設計單位簽訂合同時，應對電子版設計文件歸檔提出明確要求；如無條件形成電子文件的，對利用率高的竣工文件，可採取圖像掃描或縮微方式，進行檔案複製。

　　第九條公路建設項目各階段文件收集歸檔責任分工按照本辦法附件1《公路建設項目文件材料收集歸檔單位》執行。

　　第十條各有關單位應按照收集歸檔責任分工，建立健全項目文件材料收集歸檔制度和預立卷制度，按照公路建設項目建設程式的不同階段文件材料産生的自然過程，分別做好預立卷工作。

　　第十一條收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中，項目立項審批等文件，原件保存在項目主管單位的，項目法人可將複印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及産品品質保證文件為複印件的，須在複印件上加蓋銷售單位印章並註明原件存放處後歸檔保存；熱敏紙傳真件，需複印保存。複印件應清晰。

　　第十二條收集歸檔的項目文件材料應能全面、準確地反映工程建設的實際過程。勘察及測量基礎資料、施工記錄須是現場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿後的記錄文件一併歸檔保存；表單填寫內容規範，産生及使用部位標注清楚，相關簽署手續完備，且為相關責任人親筆簽名。

　　第十三條項目文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規範；紙張優良，規格基本統一，小于A4紙規格的出廠證明、材質合格證等應粘貼在A4紙上；書寫材料應符合耐久性要求。

　　第十四條數位照片應刻錄在不可擦寫光碟上保存，同時還須沖印出6英寸紙質照片與説明一併整理歸檔；照片檔案的整理應符合國家檔案局《照片檔案管理規範》（GB/T11821-2002）要求。

　　第十五條電子文件及紙質文件數字化的形成和保存應符合國家檔案局《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18994-2002）、《CAD電子文件光碟存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《紙質檔案數字化技術規範》（DA/T31-2005）的要求。

　　第十六條竣工圖編制要求：

　　（一）竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章並簽署，經監理審核簽字認可；如項目法人指定由設計單位編制或施工單位委託設計單位編制的，應明確施工單位和監理單位的審核及簽字認可責任。

　　（二）竣工圖應能全面、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。竣工圖編制説明應能充分體現已完工項目的建設過程和完工時的實際情況，包括主要建設內容、完成工程量、執行的規範標準、主要施工方案、採用的新技術新工藝新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況、完工時間等。

　　（三）一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要註明修改依據，並加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡結構、工藝、平面佈置等重大變更及圖面變更面積超過10%的，須重新繪製竣工圖；重新繪製竣工圖的圖簽如能全面反映施工和監理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪竣工圖紙在原施工圖號前加“竣”字。

　　（四）同一構築物、建築物重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置並在編制説明中註明；不同構築物、建築物應分別編制。

第四章公路建設項目文件材料的整理

　　第十七條公路建設項目文件材料歸檔移交前，由文件材料形成單位，在項目文件材料預立卷的基礎上，按照文件材料的自然形成過程並保持其內在有機聯繫，進行系統化整理組卷，要做到分類科學，便於保管和利用。合同段未完成項目檔案整理的，項目法人單位不得組織交工驗收。

　　（一）立項審批階段文件材料根據審批事項內在聯繫分別整理組卷。

　　（二）勘察設計階段文件材料按照設計的不同階段和專業分別整理組卷。

　　（三）招投標及合同文件材料按照招投標工作程式和合同內容分別整理組卷。

　　（四）工程準備階段文件材料按照審批事項及相關手續辦理過程分別整理組卷。

　　（五）工程管理文件材料按照問題結合時間分別整理組卷。

　　（六）變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總整理組卷，並編制設計變更與修改後的竣工圖檔號對照一覽表（見附件2《設計變更文件與竣工圖檔號對照一覽表》）。

　　（七）計量支付報表與附件、計劃進度報表按照合同段結合時間分別整理組卷。

　　（八）施工日誌按照合同段結合時間集中整理組卷。

　　（九）施工文件材料：

　　1．原材料品質保證文件、配合比設計文件屬單位（分部、分項）工程專用的，按單位（分部、分項）工程，分別集中整理組卷。除此之外，可以合同段為單位分別集中整理組卷。

　　2．施工原始文件，包括就工序施工品質控制問題印發的整改指令性文件及相關整改報告等，均應按照分項（分部、單位）工程，結合施工工序，歸入相應部分分別整理組卷。

　　3．竣工圖按照專業、圖號分別整理組卷。

　　（十）監理文件：

　　1．監理管理文件以監理合同段為單位，按照依據性文件、合同管理文件、工程品質控制文件、安全管理文件、計劃進度控制文件、費用控制文件等分別整理組卷。

　　2．平行試驗及獨立抽檢的文件材料按照單位工程分別整理組卷。

　　3．旁站監理記錄按施工合同段整理組卷。

　　4．監理日誌按照監理機構和形成時間整理組卷。

　　（十一）工程試運作及竣工驗收工作文件材料按照檢測觀測記錄及報告、缺陷整改情況、各專項驗收和竣工驗收工作內容分別整理組卷。

　　第十八條卷內文件材料系統化排列：

　　（一）立項審批文件按照批復、請示、相關審查及專家評審文件材料的順序依次排列。

　　（二）設計審批文件按照批復、請示、相關審查及專家評審文件材料的順序依次排列。

　　（三）工程準備階段文件材料按照審批及相關手續辦理程式依次進行排列。

　　（四）項目法人及監理就品質控制、計劃進度控制、費用控制及安全管理等問題普發的文件材料，按照文件材料所反映問題的有機聯繫，結合重要程度依次進行排列。

　　（五）施工文件材料：

　　1．原材料品質保證文件按照原材料類別依次進行排列。

　　2．變更文件按照變更文件的文號順序依次進行排列。

　　3．各單位、分部、分項工程品質評定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程式依次進行排列。

　　4．按照分項（分部、單位）工程分別整理組卷的文件材料，依照分項（分部、單位）工程施工進程，結合施工工序順序依次進行排列。

　　5．合同段交工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、品質監督機構出具的交工驗收品質檢測意見、各項工程總結依次進行排列。

　　6．竣工圖按照專業結合圖號依次進行排列。

　　7．設備安裝及調試文件按照依據性、設備開箱驗收、設備安裝及調試、設備運作維護、隨機文件等順序依次進行排列。

　　（六）監理文件：

　　1．監理管理文件按照文件材料所反映問題的有機聯繫，結合重要程度依次進行排列。

　　2．旁站監理記錄和平行試驗及獨立抽檢文件材料按照單位、分部、分項工程依次進行排列。

　　3．監理日誌按照監理機構和日誌形成時間依次進行排列。

　　（七）計量支付文件與附件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。

　　（八）試運作及竣工驗收工作文件材料按照檢測觀測記錄、車輛通行情況、缺陷整改落實情況及各專項驗收和竣工驗收工作程式依次進行排列。

　　第十九條經系統化排列的卷內文件材料，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號。已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，該冊文件材料排列在其他文件材料之後，並將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。

　　第二十條案卷由案卷卷盒、內封面、卷內目錄、卷內文件材料及備考表（封底）組成，其格式均應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

　　第二十一條卷盒正面及卷脊可只填寫案卷的檔號和立卷單位。（卷盒內裝有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊應填寫盒內案卷的起止檔號。）

　　第二十二條內封面由下列內容構成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號。

　　案卷題名應能準確反映本案卷的基本內容，包括公路建設項目名稱、起訖里程、分項（分部、單位）工程名稱及文件材料名稱。

　　立卷單位指案卷的組卷單位或部門。

　　起止日期指本案卷內文件形成的最早和最晚的時間——年、月、日（年度應填寫四位數字）。

　　保管期限填寫劃定的保管期限。保管期限分為永久、30年、10年三種。應根據項目的實際情況、項目文件材料的特性及利用價值，分別確定案卷的保管期限。

　　密級根據國家及交通運輸部有關保密規定確定並填寫。

　　第二十三條卷內目錄由下列項目組成：

　　（一）序號，按照文件排列順序，用阿拉伯數字從1起依次標注。

　　（二）文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖號。

　　（三）責任者，填寫文件材料的形成單位或主要形成單位。屬原材料報驗和工序報驗文件，責任者應填寫施工單位和監理單位。

　　（四）文件題名，填寫卷內文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能説明文件材料內容的，應自擬標題，並加[]符號。案卷內每份獨立成件及單獨辦理報驗和批准手續形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題。

　　（五）日期，填寫文件材料形成最終日期。

　　（六）頁次，填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最後一份文件標注起止頁號；屬已裝訂成冊的文件材料，在卷內文件目錄頁次欄中填寫冊數，並在備註欄中註明累計總頁數。

　　（七）備註，填寫需註明的情況。

　　卷內目錄需紙質目錄及電子目錄各一份。

　　第二十四條備考表中須註明本案卷組卷情況及本案卷包含文件份數；説明複印件歸檔原因和原件存放地；立卷人指案卷組卷人員，檢查人應為部門或項目技術負責人及監理。

　　第二十五條公路建設項目檔案除藍圖及成冊文件材料外，按照三孔一線方式進行裝訂。裝訂前，應去除塑膠、塑封、塑膜、膠圈等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。

　　不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次（檔號章式樣見附件3《檔號章式樣》）。

　　第二十六條案卷系統化排列及編號：

　　案卷的編制單位應按工程進展的自然過程，對已經整理好的案捲進行系統化排列，並用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷流水號。其中，施工單位應對本合同段形成的案卷，按照其自然形成過程，依照路線進行方向，結合單位工程排列順序依次進行排列。監理單位按照監理工作程式，以合同段為單位，對形成的案捲進行系統化排列。

　　第二十七條案卷目錄的編制：

　　經系統化排列和編號的案卷須編制案卷目錄一式二份（含電子版），其格式應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

第五章 公路建設項目檔案的移交與匯總整理

　　第二十八條公路建設項目各承包單位應在合同段交工驗收前，將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制説明，經項目法人單位和監理檢查合格後，移交項目法人單位，並按規定辦理移交手續。

　　案卷編制説明內容包括本合同段項目建設內容、檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及案卷數量、竣工圖編制品質及其他需要説明的問題。

　　移交項目檔案套數由項目法人單位根據實際需要確定，並在合同中明確。

　　第二十九條項目法人單位負責對接收的全部項目檔案進行系統化整理和排列。案卷排列順序按照立項審批、設計、工程準備、施工、交工、竣工等不同階段依次進行匯總整理和排列。其中施工階段案卷按照項目法人單位、施工單位及監理單位形成的案卷分別進行匯總、整理和排列；施工單位和監理單位形成的案卷，依路線進行方向，以合同段為單位依次進行匯總整理和排列。

　　招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理和編目。

　　第三十條檔號的編制：

　　檔號由項目法人單位或檔案接收單位編制。檔號應簡單、清晰。

　　第三十一條案卷總目錄的編制：

　　項目法人單位負責對經系統化整理和排列的所有案卷匯總編制案卷總目錄（含電子版）及項目檔案整理情況説明。説明內容包括項目立項審批及初步設計審批情況、建設規模及主要建設內容、項目檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及案卷數量、項目檔案運用電腦管理情況及其他需要説明的情況。

　　第三十二條項目法人單位應在項目通過竣工驗收3個月內，按照有關規定向有關單位辦理項目檔案移交手續。

第六章 附則

　　第三十三條本辦法由交通運輸部負責解釋。

　　第三十四條高速公路大修項目文件材料立卷歸檔工作可參照本辦法。

　　第三十五條本辦法自印發之日起實行。2001年6月13日交通部辦公廳印發的《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發〔2001〕390號）同時廢止。